Давайте поговорим о том, как сделать ваш проект успешным с помощью правильных коммуникаций внутри команды и вне. Представьте себе утро понедельника: вы приходите в офис, а там — хаос. Никто не знает, когда следующая встреча, все пытаются дозвониться до клиента, а ваш почтовый ящик переполнен. Звучит знакомо? Именно здесь на сцену выходит наш герой — план коммуникаций!
Я участвовала в проектах в разных сферах деятельности и точно знаю, что без хорошего плана коммуникаций далеко не уедешь в любом проекте.
Виды коммуникаций в проекте
Для начала давайте вспомним, какие виды коммуникаций есть внутри проектной команды и с внешними сторонами и их преимущества.
Внутри проектной команды:
- Личные встречи — Максимальная ясность, мгновенная обратная связь.
- Видеоконференции — Визуальный контакт, возможность демонстрации материалов. Отличный вариант, если команда распределена по разным уголкам мира.
- Групповые чаты и мессенджеры — Быстрая и неформальная коммуникация, возможность оперативного решения вопросов.
- Электронная почта — Формальная коммуникация, документирование важных решений.
- Документы и отчеты в папке общего доступа на сервере или в системе электронного документооборота — Долгосрочное хранение информации, доступ к истории изменений, быстрое согласование проектных документов.
С внешними сторонами:
- Официальные встречи и презентации — Формальная коммуникация, возможность обсуждения ключевых вопросов на высоком уровне.
- Электронная почта — Документирование и закрепление договоренностей и истории вопроса, формальная переписка.
- Телефонные звонки и видеозвонки — Быстрая обратная связь, возможность обсуждения деталей.
- Согласование и подписание проектных и договорных документов в единой системе электронного документооборота — Быстрое согласование и подписание документов, своевременное предоставление информации о ходе проекта.
- Официальные сайты и социальные сети — Информирование широкой аудитории, PR и маркетинг.
Для чего нужен план коммуникаций, и чем он помогает команде?
- Упорядоченность: План коммуникаций помогает структурировать взаимодействия и избежать хаоса. С ним вы точно знаете, когда и с кем общаться.
- Прозрачность: Обеспечивает ясность взаимодействия для всех участников проекта. Все понимают, кто за что отвечает, и как будет происходить взаимодействие.
- Эффективность: Повышает эффективность коммуникаций, позволяя выбрать наиболее подходящие каналы и инструменты.
- Документирование: Помогает фиксировать важные решения и события, что облегчает контроль и анализ.
- Снижение рисков: Уменьшает вероятность недопонимания и пропущенной информации.
- Согласованность: Обеспечивает единообразие в коммуникациях и помогает поддерживать общий курс проекта.
Как же создать идеальный план коммуникаций?
- Определите цели: Зачем вы вообще общаетесь? Чтобы обсудить проект, принять решение или просто обменяться информацией?
- Идентифицируйте участников: Кто должен быть в курсе? Только ваша команда или ещё и внешние заинтересованные стороны?
- Выберите виды коммуникаций: Их мы подробно рассмотрели выше.
- Установите частоту: Как часто вы будете общаться? Раз в неделю, раз в месяц? Главное, чтобы не раз в год!)
- Назначьте ответственных: Кто будет отвечать за каждую коммуникацию? Обычно эту роль выполняет администратор или менеджер проекта.
- Разработайте стандарты: Создайте шаблоны для писем и отчетов, которые помогут вам быстро формировать документы и ответы.
- Определите каналы: Используйте удобные инструменты — мессенджеры, почту, видеоконференции или др.
План коммуникаций — это не просто расписание, это ваш спасательный круг в море коммуникаций в проекте. Он помогает держать все под контролем, снижает риски и делает вашу команду более сплоченной. Правильно составленный план коммуникаций — это как хороший GPS: он всегда ведет вас в нужном направлении, даже если дорога извилистая. Хорошим дополнением к плану коммуникаций может стать еще один эффективный инструмент — матрица ответственности, но об этом в другой статье.
Так что не откладывайте на потом и создайте свой план коммуникаций уже сегодня. И вы увидите, как ваш проект взлетит на новые высоты!
Шаблон плана коммуникаций вы можете скачать по кнопке ниже.
