Говорят, если хорошо спланировано, считай наполовину сделано. Именно на стадии планирования проекта рассчитывается срок реализации проекта, бюджет, требуемые ресурсы и целевые показатели. И от того, насколько хорошо проект спланирован, зависит его успех!
При этом надо понимать, что чем сложнее и грациознее план, тем больше шансов, что он провалится. Это закон Мэрфи. Поэтому делаем план не ради суперплана, а ради его выполняемости. Смотрите на вещи реалистично и старайтесь не допускать следующих ошибок:
- Директивное определение конечной даты проекта;
- Отсутствие альтернативных вариантов реализации проекта;
- Планирование ресурсов без учета их доступности;
- Не учитывается предыдущий опыт реализации проекта;
- Не привлекаются эксперты по теме проекта;
- Слабая координация участников.
Директивное определение конечной даты проекта
По классическому сценарию у проекта задается Дата начала, и с учетом длительности и взаимосвязи работ рассчитывается Дата окончания. Но в некоторых случаях конец проекта может задаваться директивно, привязываясь к какому-либо событию. Например, школу нужно построить и ввести в эксплуатацию до 1 сентября. Или организовать концертное шоу ко Дню города.
Очень часто в таких проектах уже на стадии планирования проекта выясняется, что в поставленные директивные сроки проект выполнить будет очень сложно. В таком случае руководителю проекта приходиться изыскивать дополнительные ресурсы (естественно за дополнительную плату), либо сокращать сроки выполнения отдельных задач за счет их перекрытия с другими (тогда обычно страдает качество проекта). Поэтому, если нет острой необходимости устанавливать директивный срок, лучше этого не делать. Либо предусмотреть резервы на непредвиденные работы, т.к. мы уже знаем, что управление инновационными проектами – это управление неопределенностями.
Отсутствие альтернативных вариантов реализации проекта
В силу той же неопределенности всегда должен быть план Б, если что-то пойдет не так. Для этого и применяются методы управления рисками.
Например, если погода испортится, то на День города вместо салюта можно предусмотреть как запасной вариант проведение концерта, договорившись заранее с какой-нибудь местной звездой.
Планирование ресурсов без учета их доступности
Без учета доступности ресурсов (трудовых, материальных и финансовых) проект в какой-то момент может просто застыть. И речь здесь не только о том, что нужно учитывать выходные и праздничные дни при распределении работы между сотрудниками. Это само собой разумеется. Необходимо учитывать время, которое будут проводить сотрудники в командировках или отпусках.
Также необходимо учитывать сезонность работ. Например, в половодье невозможно будет переправить материалы для строительства через реку на пароме. Нужно предусмотреть другой вариант транспорта или перевезти материалы заблаговременно.
Финансовые ресурсы также могут быть не доступны в определенное время, как и информационные системы, которые периодически требуют обновления или интеграции друг с другом и на данный период времени становятся недоступными для пользователей.
Планирование без учета предыдущего опыта
Трудно начинать новый проект, а еще труднее, когда он вообще первый. Накопленный опыт реализации прошлых проектов (пусть даже совсем отличных от нового) способствует повышению эффективности работы и снижению рисков.
Для этого иногда достаточно поднять материалы прошлых проектов и вспомнить, на какие грабли наступали в них. В чем были сложности, каковы их причины, и как можно этого избежать в новом проекте.
Поэтому очень важно уже на стадии планирования проекта начать вести Базу данных и Базу знаний, добавляя в нее информацию по каждому проекту.
Если нет собственного опыта, не бойтесь обращаться к коллегам. Всегда найдутся те, кто помогут советом. Исправлять ошибки всегда дороже, чем предусмотреть в плане дополнительные мероприятия.
Планирование без привлечения экспертов
Если проект новый, масштабный, предусматривает использование новых современных технологий или затрагивает здоровье и жизнь других людей, конечно он требует оценки экспертов.
Привлечение знатоков правовой и социальной сфер, опытных технических и ИТ специалистов, а также руководителей подобных реализованных проектов создаст благоприятные условия для проекта, оградит от возможных проблем и повысят Вашу уверенность в его успехе.
Планирование без учета координации участников
Одна из главных и сложных задач руководителя – это скоординировать работу всех участников проекта. И это нужно делать как раз на этапе планирования. Заранее нужно прописать регламент работ и передачи информации между участниками. Также необходимо организовывать совместные встречи и обсуждения текущих вопросов.
А для исключения перегрузки есть специальные механизмы оптимизации трудовых ресурсов. Можно изменить продолжительность, последовательность или параллельность работ. Также можно привлечь дополнительные ресурсы или заменить сами работы, т.е. пойти другим путем.
И самое главное помните, что выигрывает сражение не тот, кто придумал план битвы, а тот, кто взял на себя ответственность за его выполнение. Поэтому планируйте с точки зрения ответственного за его исполнение!
Мудрых Вам планов и успешных проектов!
