Инициация проекта. Перечень необходимых документов

Запуск нового проекта

Инициация проекта (или запуск проекта) – это стадия убеждения руководства или инвесторов в необходимости выполнения проекта.

Запуск проекта всегда сопровождается подготовкой комплекта документов, обосновывающих его актуальность, необходимость и окупаемость. Данные документы рассматриваются заказчиком, инвестором и экспертами на проектном комитете. По результатам рассмотрения принимается решение о запуске проекта. Назначается руководитель проекта, и формируется проектная команда.

Таким образом, запуск проекта (или открытие проекта) проходит в несколько этапов:

  1. Формирование рабочей группы.
  2. Сбор исходных данных.
  3. Подготовка комплекта обосновывающих документов.
  4. Проведение проектного комитета и принятие решения об открытии проекта.
  5. Оформление приказа о запуске проекта и назначении руководителя проекта.
  6. Включение проекта в Реестр проектов организации.
  7. Формирование проектной команды для реализации проекта.

Команда

Перечень проектных документов на стадии инициации

С целью защиты проекта на проектном комитете рабочая группа формирует пакет документов, который может включать следующие:

  1. Концепция проекта (или аванпроект);
  2. Технико-экономическое обоснование (или бизнес-план);
  3. Жизненный цикл проекта;
  4. Дорожная карта;
  5. Устав проекта;
  6. Сводный план проекта (или стратегический план);
  7. Бюджет проекта (финансовый план);
  8. План управления рисками;
  9. План управления коммуникациями проекта;
  10. Презентационные материалы.

Комплект документов проекта

Концепция проекта – это основной документ, описывающий структуру проекта, цели, задачи, ограничения и допущения. Также она отражает будущий результат, сроки и способы его достижения, сведения о рисках и технико-экономических показателях. Написание концепции проекта – это тоже мини-проект со своими этапами и сроками.

Технико-экономическое обоснование (ТЭО) — это документ, обосновывающий целесообразность создания продукта или услуги. ТЭО содержит анализ затрат и результатов проекта. Оно позволяет инвесторам определить, стоит ли вкладывать деньги в предлагаемый проект.

Описание жизненного цикла проекта – это документ, предназначенный для описания основных этапов проекта со сроками и критериями прохождения контрольных рубежей.

Визуализация жизненного цикла проекта с основными этапами его реализации называется Дорожной картой.

Устав проекта – это документ, кратко описывающий:

  • цели и результаты проекта, ради которых он создан;
  • ограничения, которым следует удовлетворить;
  • организационную структуру управления проектом, её персональный состав,
  • взаимодействие и ответственность всех субъектов управления данным проектом.

Сводный план проекта – календарно-сетевой график проекта, детализированный до уровня работ и содержащий сведения об ответственных исполнителях работ.

Бюджет проекта – документ, описывающий подробное распределение входящих и исходящих денежных потоков проекта по периодам и статьям затрат. Финансовая модель проекта – документ, содержащий информацию о прогнозируемых денежных потоках проекта и показателях его экономической эффективности.

План управления рисками проекта описывает основные факторы возникновения рисков, их качественные и количественные характеристики, планы реагирования на риски, а также необходимые для этого ресурсы.

План управления коммуникациями проекта – документ, описывающий способы передачи информация о ходе, результатах, рисках и проблемах проекта.

Вообще не существует четко определенного перечня документов, требуемых для инициации проекта. Каждая организация в рамках проектного управления формирует свой перечень необходимых документов и их шаблоны.

Ошибки на стадии инициации проекта

Значительная часть проектов задумывается с целью получения конкретных результатов, имеющих финансовую ценность для участников проекта. Но прежде чем предпринимать усилия по воплощению идеи в жизнь, нужно обязательно оценить целесообразность реализации проекта, в том числе с экономической точки зрения.

Наиболее распространенными ошибками фазы инициации, приводящими к провалу проекта, являются:

  • нечетко определенные цели проекта;
  • занижение/завышение масштаба проекта;
  • отсутствие количественных критериев успеха проекта;
  • отсутствие анализа возможных рисков;
  • неопределенные методы и средства достижения целей.

Более подробно ошибки на стадии инициации проекта рассматриваются в соответствующей статье.

Результаты запуска проекта

Основными результатами при запуске проекта являются:

  • утвержденные проектные документы, описанные выше;
  • протокол Проектного комитета (или поручения руководства относительно реализации проекта);
  • приказ о запуске проекта и назначении руководителя проекта.

Теперь главная задача руководителя проекта – грамотно собрать проектную команду и организовать ее работу в соответствии с целями и задачами проекта. На руководителя проекта возлагается вся ответственность за успешный результат. Подробнее с функциями руководителя проекта на разных стадиях жизненного цикла можно ознакомиться в соответствующей статье.

А освоить навыки управления проектами и проектной командой на всех этапах жизненного цикла можно на онлайн-курсе «Эффективный руководитель». Данный курс содержит модули по управлению проектами, а также модули по управлению собственной эффективностью, командой и коммуникациями. С программой курса «Эффективный руководитель» можно ознакомиться на соответствующей странице сайта.

Like this post? Please share to your friends:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector