Один из самых полезных инструментов, который значительно упрощает жизнь не только руководителю проекта, но и всем участникам — матрица ответственности.
Представьте, что вы организуете вечеринку-сюрприз для друга. Казалось бы, что может пойти не так? Но на деле: один забыл купить шарики, другой — заказать еду, а третий вообще забыл про вечеринку. Вот тут и поможет матрица ответственности!
Что такое матрица ответственности?
В отличие от Плана коммуникаций, который определяет, как, когда и с кем будет происходить обмен информацией, матрица ответственности помогает распределить обязанности и роли так, чтобы все знали, за что они отвечают. Например, в нашей вечеринке Аня подбирает конкурсы, Глеб закупает украшения, а Катя заказывает еду. И никакой путаницы!
Одна из популярных форм этого инструмента — RACI-матрица. Это таблица, в которой по каждой задаче указываются проектные роли по уровням ответственности RACI:
- Responsible (исполнитель)
- Accountable (ответственный за результат )
- Consult before doing (консультант)
- Informed after doing (информируемый)
На самом деле Вы можете использовать свои обозначения, например:
- У — утверждающий
- П — проверяющий/контролирующий
- И — исполнитель
- О — ответственный
- К — консультант
Преимущества матрицы ответственности. Почему это круто?
- Прозрачность и порядок: Каждый знает свои задачи и может сосредоточиться на их выполнении. При этом понимает, что делают другие участники.
- Снижение стресса: Когда все знают, за что они отвечают, меньше шансов, что что-то пойдет не так.
- Командная работа: Это отличный способ научиться работать вместе и доверять друг другу.
- Упрощение процесса выявления ответственных и контроля для руководителя.
- Снижение конфликтов за счёт четкого распределения задач.
Как правильно составить матрицу ответственности?
Вот пошаговый план:
- Идентификация задач: Определите все задачи и результаты проекта. Запишите в строки.
- Определение ролей: Установите роли, которые будут участвовать в проекте (например, менеджер проекта, разработчик, тестировщик). Запишите в названия столбцов.
- Распределение ролей: Назначьте роли по каждой задаче и укажите буквенные обозначения уровней ответственности.
- Согласование: Обсудите и утвердите матрицу с участниками проекта.
- Документирование и распространение: Задокументируйте матрицу и доведите её до всех участников.
Частые ошибки при разработке матрицы ответственности?
- Назначение нескольких ответственных:
Ошибка: Несколько человек указаны ответственными за одну задачу.
Последствия: Конфликт интересов, снижение ответственности каждого участника, неясность в выполнении - Одна и та же роль как исполнитель и согласующий:
Ошибка: Один и тот же человек назначен как выполняющий задачу и контролирующий её выполнение.
Последствия: Конфликт интересов, отсутствие независимой проверки, снижение качества контроля. - Отсутствие вовлеченных сторон:
Ошибка: Игнорирование необходимости консультирования или информирования ключевых участников.
Последствия: Пропущенные требования или ожидания, недопонимание в команде. - Недостаточная детализация задач:
Ошибка: Указание слишком крупных задач без детализации.
Последствия: Неясность в распределении обязанностей, сложность контроля. - Отсутствие обновления матрицы:
Ошибка: Не обновляется по мере изменения проекта.
Последствия: Устаревшие роли и обязанности, потеря контроля над проектом.
Так что берите на вооружение матрицу ответственности и не наступайте на грабли. Она точно поможет привести дела в порядок и избежать недоразумений.
