Известный закон Мерфи гласит: «Любую техническую проблему можно преодолеть, имея достаточно времени и денег». А следствие Лермана уточняет: «Вам никогда не будет хватать либо времени, либо денег». Именно поэтому была разработана методика управления деятельностью на основе проекта. А распространение данной методики управления на различные сферы деятельности является дополнительным доказательством ее эффективности.
Если попросить опытного менеджера описать, как он понимает свою основную задачу в выполнении проекта, то, скорее всего, он ответит: «Обеспечить выполнение работ в срок, в рамках выделенных средств и в соответствии с техническим заданием».
Именно эти три момента: время, бюджет и объем работ, находятся под постоянным вниманием руководителя проекта. Они непосредственно влияют на качество и конечный результат проекта. Их также можно назвать основными ограничениями, накладываемыми на проект.
Таким образом, управлять проектом — значит планировать, организовывать и контролировать выполнение уникальных задач на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы достичь конкретной цели в заданные сроки, уложившись в бюджет и ресурсы.
Кроме маневрирования ресурсами с целью соблюсти баланс между бюджетом, сроками, требованиями заказчика и силами команды, руководителю проекта необходимо также управлять рисками. Управление рисками предполагает предвидение возможных проблем в проекте и разработку мероприятий по снижению/исключению рисков и/или плана «Б» на случай форс-мажоров (например, изменения требований на ходу или ухода ключевых специалистов).
Для эффективного управления проектом руководителю проекта также необходимо синхронизировать работу всех участников: заказчиков, инвесторов, проектной команды, подрядчиков и других с помощью специальных инструментов управления.
Особенности проекта
Хотя разные менеджеры и руководители проектов трактуют понятия «проект» и «проектное управление» по-разному, во всех определениях четко просматриваются такие особенности проекта, как:
- уникальность результата,
- комплексность задач и работ,
- ориентация на достижение определенных целей,
- ограничения по ресурсам.
Проект является сложным объектом с множеством элементов и связей между ними, а еще накладываемыми ограничениями и влиянием внешних факторов. Поэтому для эффективного выполнения проектов необходима система управления, использование которой и позволяет достичь цели и запланированных результатов.
«Пытаться управлять проектами без проектного управления – это как пытаться играть в футбол без плана игры» — Karen Tate, президент и основатель The Griffin Tate Group
Общие рецепты управления проектами на первый взгляд просты и понятны, так как в их основе – структурированный опыт и здравый смысл. Проект надо начать с постановки и согласования цели, спланировать путь ее достижения, выполнить предусмотренные работы и успешно закончить проект, достигнув цели. Но сложности возникают практически всегда – в реальной жизни редко удается сделать так, как было запланировано, или реалистично запланировать уникальную деятельность.
Причины проблем, возникающих в процессе реализации проектов
Чаще всего источниками проблем, с которыми сталкиваются менеджеры проектов, являются :
- недостаточное качество и эффективность исполнения работ;
- несогласованность в действиях отдельных участников проекта;
- неэффективное управление ресурсами;
- дублирование действий;
- неэффективное использование специалистов узкого профиля;
- отсутствие системы оперативной отчетности;
- отклонение от расписания: поздние завершения и задержки с сопутствующими перерасходами средств и выплатами неустоек, предусмотренных контрактом.
Основной причиной неудач является отсутствие системного подхода к процессу управления проектами, непонимание того, что все процессы проектной деятельности взаимосвязаны, а все элементы проекта оказывают взаимное влияние друг на друга.
Применение системного подхода позволяет рассматривать проект как сложный объект, которым можно управлять с применением различных методов, принципов и механизмов проектного управления.
Системный подход при управлении проектами
Проект — это черный ящик, на входе которого цель и ресурсы, а на выходе — результат, соответствующий цели. При этом на него влияют правила, устанавливаемые руководителями, а еще внешние факторы.
Системный подход предполагает постоянный контроль за ходом выполнения проекта. Выявленные отклонения заставляют принимать корректирующие действия вплоть до изменения основных параметров проекта. К основным параметрам относятся срок, бюджет, определенные характеристики результатов и даже целей.
При управлении проектом также нужно помнить о том, что на него оказывают влияние различные аспекты внешней среды: политические, экономические, социальные, научно-технические.
Таким образом, имеет большое значение проектной деятельности как системы управления проектами. При этом управляемыми параметрами проекта являются:
- объемы и виды работ по проекту;
- стоимость, издержки, расходы по проекту;
- временные параметры, включающие продолжительность, сроки, взаимосвязи работ;
- ресурсы, требующиеся для осуществления проекта, в том числе: человеческие, финансовые, материально-технические, информационные;
- качество проектных решений, применяемых ресурсов и компонентов проекта.
Поэтому управляя проектом, рассматривайте его как систему, не забывая про внутреннее и внешнее окружение.
