Любой проект начинается с идеи, которая требует реализации. Но, прежде чем внедрять идею в жизнь, следует оценить целесообразность реализации проекта, в том числе с экономической точки зрения. Для этого необходимо формирование «Концепции проекта», описывающей его актуальность, цели и задачи.
Если идея получает положительную оценку и признается перспективной, то она получает возможность развития. Тогда проект начинает свой путь, открывая жизненный цикл со стадии инициации.
Инициация проекта
Инициация проекта — это первая стадия жизненного цикла проекта, означающая его запуск. Это убеждение руководства организации или инвесторов, а также других заинтересованных лиц в необходимости выполнения проекта. Фаза инициации проекта подразумевает определение целей проекта, а также взаимосвязанных с ними целей продукта проекта. Успех проекта определяется достижением конкретных показателей по каждому сформулированному результату в определенные сроки.
Необходимым условием эффективного управления проектом является тщательное документирование всех действий, связанных с исполнением проекта, поэтому результатом фазы инициации является документ, который может быть назван концепцией (или паспортом) проекта.
Концепция проекта
Концепция проекта – это документ, описывающий общие положения проекта, его цели, задачи и способы достижения этих целей.
Это документ, с которым инициатор выходит на презентацию своего замысла к руководству или заказчику и инвестору с целью его одобрения, финансирования и последующей реализации инвестиционного проекта.
Концепция проекта обычно содержит следующую информацию:
- обоснование актуальности проекта, которая определяется тем, насколько он значим для общества;
- описание потребностей, которые можно удовлетворить, реализовав предлагаемый проект;
- обоснование инициации проекта — почему реализация предлагаемого проекта является лучшим решением описанной проблемы;
- описание альтернатив предлагаемого проекта (какими еще способами можно решить возникшую проблему или удовлетворить потребности);
- формирование целей и задач проекта, т.е. чего необходимо достичь в результате реализации проекта и какими конкретно действиями;
- описание конечного результата проекта (продукта или услуги) с указанием его качественных и количественных характеристик;
- критерии успеха проекта (количественные и качественные показатели);
- перечень заинтересованных сторон проекта с указанием их целей, включая активных участников проекта (заказчики, исполнители, подрядчики, инвесторы и т.д.);;
- описание процедур сотрудничества и взаимодействия между участниками проекта;
- предварительная оценка стоимости и сроков проекта;
- предполагаемые источники финансирования и предварительный бюджет проекта;
- укрупненный план реализации проекта;
- план управления рисками.
Применение концепции проекта
Концепция содержит в себе некую дорожную карту с ключевыми событиями и основными этапами реализации проекта, которая в дальнейшем помогает руководителю проекта сформировать детальный план работ и определить контрольные точки с заранее определенными показателями эффективности.
На основе концепции проекта также составляется бюджет проекта и регламент взаимодействия участников проектной деятельности.
Необходимость концепции проекта и цели ее написания
Концепция позволяет не просто описать, но и формализовать идею, обосновать ее реализуемость и эффективность, оцифровать основные и промежуточные результаты реализации проекта и определить ключевые факторы успеха.
Таким образом, концепция проекта является незаменимым инструментом защиты проекта на стадии инициации, а также является основой для формирования документов на стадии планирования проекта и преследует следующие цели:
- Планирование проекта (стратегическое и оперативное в виде плана-графика реализации проекта).
- Составление бюджета проекта (определение инвестиционных затрат и источников финансирования).
- Обоснование проекта (его актуальность и эффективность).
- Определение заинтересованных сторон
Этапы формирования концепции проекта
При составлении концепции проекта, как правило, используют готовые шаблоны документов, принятых в компании. Также используется опыт подготовки аналогичных документов по другим проектам. Главную роль в данном процессе играет квалификация руководителя проекта, а также менеджера, ответственного за ее разработку.
Условно бизнес-процесс подготовки концепции проекта можно разделить на четыре этапа.
- Начальный этап – встреча с заказчиком и инвестором проекта, обсуждение основных положений и общей идеи концепции, ее целей и задач.
- Структуризация – систематизация исходных данных для формирования концепции, основных требований к формулировкам. Также она включает определение этапов и сроков написания документа, дополнительно необходимых работ, например, предварительного маркетингового исследования.
- Написание концепции – формирование документа в соответствии с разработанной структурой и собранными исходными данными. Это выполнение работ по формализации идеи, обоснованию ее реализуемости, определению ключевых факторов успеха проекта.
- Согласование и утверждение – согласование разделов концепции, в т.ч. целей и задач проекта, конечного результата, объемов и источников финансирования, методов реализации и т. п. Утверждается концепция проекта только после согласования ее всеми заинтересованными сторонами.
Примеры концепции проекта
Шаблон концепции проекта и пример можно скачать по ссылкам ниже:
ПРИМЕР КОНЦЕПЦИИ ПРОЕКТА (заполненный шаблон)
Примеры концепций других проектов, реализуемых в разных отраслях и сферах деятельности, разработанные студентами специальности «Прикладная информатика» УГАТУ в рамках курсовых работ по дисциплине «Проектный практикум»:
- «Организация аренды электросамокатов»
- «Создание музыкальной радиостанции «RadioLiszt»
- «Организация доставки питания в школы»
- «Создание VR стендов для обучения персонала поведению во время критических ситуаций»
- «Создание системы водоснабжения в поселке»
- «Техническое перевооружение механосборочного цеха»
- «Создание автоматизированных многоуровневых парковок в городе»
