Администратор проекта является правой рукой руководителя проекта в части документооборота, отчетности, а также ведения плана-графика работ. Обычно администратора проекта назначает руководитель проекта, который делегирует ему часть своих задач.
Администратор проекта – член проектной команды, обеспечивающий коммуникации в проекте и документооборот, а также техническую поддержку разработки планов и мониторинга выполнения работ в соответствии с данными планами.
Другими словами администратор проекта обеспечивает всех участников проектной команды необходимой информацией для успешного выполнения работ.
Функции и обязанности администратора проекта
В соответствии с методологией проектного управления администратор проекта выполняет следующие основные функции:
- планирование;
- организация;
- контроль;
- отчетность.
Данные функции используются на всех стадиях жизненного цикла проекта.
Стадия инициации проекта
На стадии инициации администратор проекта совместно с руководителем проекта участвует в подготовке базовых документов, обосновывающих актуальность проекта и его реализуемость.
Базовые документы проекта – это документы, представляемые на заседание Проектного комитета для инициации проекта или прохождения очередного контрольного рубежа.
Комплект базовых документов проекта может включать:
- заявку на инициацию проекта;
- концепцию проекта;
- приказ об открытии проекта и назначении руководителя проекта;
- приказ о формировании рабочей группы проекта и назначении администратора проекта;
- устав проекта,
- бизнес-план проекта или технико-экономическое обоснование;
- жизненный цикл проекта;
- дорожную карту;
- сводный план проекта и др.
Стадия планирования
На этапе планирования администратор проекта формирует детальный план-график работ на основе сводного плана и бюджет проекта. План работ показывает структуру взаимосвязанных работ, длительность их выполнения и ответственных исполнителей. Наиболее известными инструментами календарно-сетевого планирования являются программы MS Project, Spider Project, ProjectLibre, GanttProject и др.
Также на данном этапе администратор проекта разрабатывает регламент взаимодействия участников проекта и правила информационного обмена.
Для актуализации базовых проектных документов, в т.ч. бизнес-плана или паспорта проекта, администратор проекта организует процесс подготовки и сбора исходных данных, задействовав всех участников рабочей группы и скоординировав их работу.
Стадия исполнения
На этапе исполнения главная функция администратора проекта — мониторинг и контроль хода выполнения работ согласно утвержденному плану-графику, а также исполнения бюджета.
При необходимости корректировки плана работ вследствие принятия решения со стороны руководителя проекта оформляется соответствующий документ (иногда его называют запросом на изменение). При этом могут сдвигаться сроки выполнения работ или меняться состав самих работ (исключаться, дополняться новыми).
Важно остаться внутри срока реализации проекта и утвержденных лимитов финансирования. Если это невозможно, то решение о переносе срока реализации проекта или выделении дополнительного финансирования принимается на уровне проектного комитета или заказчика проекта.
Главная задача администратора проекта на данном этапе — обеспечивать руководителя проекта актуальной и структурированной информацией, обеспечивающей возможность осуществления контроля за проектом и принятия верных решений. При возникновении отклонений необходимо своевременно информировать руководителя проекта и других участников проектной деятельности. Для этого формируются периодические отчеты, которые рассылаются всей проектной команде по направлениям работ.
В данном случае хорошим помощником руководителя проекта и администратора служит информационная система управления проектами, внедряемая в организации.
Информационная система управления проектами (ИСУП) – совокупность программно-аппаратных средств и обученного персонала, которая обеспечивает сбор, хранение, обработку и предоставление информации в области управления проектами.
Информационная система управления проектами позволяет осуществлять:
- формирование, ведение, корректировку и контроль исполнения планов проекта;
- мониторинг и контроль соблюдения сроков, бюджета и других показателей проектной деятельности;
- наполнение сайта проекта соответствующим контентом, включая описание проекта, участников, библиотеку документов по проекту и отчетность;
- взаимодействие участников проекта в едином информационном пространстве;
- своевременную актуализацию планов и проектных документов.
Стадия завершения проекта
На стадии завершения проекта администратор проекта формирует отчетные документы для заказчика проекта, дополняет базу данных проектной документацией и базу знаний с учетом возникавших проблем, способов их решения и полученных результатов. Данная информация способствует повышению качества реализуемых в дальнейшем проектов и их эффективности.
Полномочия и ответственность администратора проекта
- С целью качественного и своевременного выполнения работ по проекту Администратор проекта имеет право:
- запрашивать от всех участников проекта информацию и документы, необходимые для выполнения своих работ в рамках данного проекта;
- в пределах своей компетенции сообщать руководителю проекта обо всех выявленных в процессе деятельности проблемах проекта и вносить предложения по их устранению;
- участвовать в разработке предложений по совершенствованию процессов и управления проектами в организации;
- постоянно повышать уровень собственной компетенции.
При этом администратор проекта несет ответственность за:
- своевременное информирование руководителя проекта об изменениях относительно утвержденного бюджета, сроков, содержания и качества проекта;
- предоставление достоверных сведений о ходе выполнения плана по реализации проекта;
- своевременное и качественное выполнение порученных ему руководителем проекта работ.
- своевременное формирование и актуализацию проектных документов.
Требования к администратору проекта
- Основным требованием, предъявляемым к администратору проекта конечно является знание проектного менеджмента, а именно методологии, методов и инструментов управления проектами. Поощряется наличие соответствующих сертификатов.
- Также при приеме на работу учитываются навыки работы с программными продуктами по планированию проектов и офисными приложениями.
- Ну и конечно обязательно высшее образование, организаторские способности и высокие коммуникативные навыки.
Из хороших администраторов проекта вырастают руководители проектов с богатым опытом в области проектного управления. Поэтому данную проектную роль стоит рассматривать как определенный этап на пути развития и становления лидера.
