Самая главная проектная роль — это руководитель проекта. Функции руководителя проекта напрямую зависят от функций управления проектами.
Управление проектом, как процесс применения знаний о проектном менеджменте, навыков, методов, средств и технологий к проектной деятельности с целью достижения результатов, включает в себя следующие функции:
- целеполагание;
- планирование;
- организация;
- мотивация;
- контроль;
- анализ и регулирование.
Данные функции управления, которые можно назвать функциями руководителя проекта, используются на всех стадиях жизненного цикла проекта.
Стадия инициации проекта
На стадии инициации проекта основная функция руководителя проекта – это грамотная постановка целей и промежуточных результатов.
Кроме того он должен собрать проектную команду, члены которой будут разделять идеи и цели проекта и нести ответственность за свою работу.
Также на данной стадии руководителем проекта выполняются следующие функции:
- обоснование актуальности проекта;
- формирование стратегии;
- определение основных этапов реализации;
- согласование содержания проекта с заказчиком.
Стадия планирования
На этапе планирования руководитель проекта должен определить:
- сроки реализации проекта;
- бюджет и источники финансирования;
- необходимые материальные, трудовые, финансовые и информационные ресурсы;
- перечень работ по проекту.
На базе методологии календарно-сетевого планирования составляется план-график выполнения работ, который показывает структуру взаимосвязанных работ и длительность их выполнения. Также в плане-графике можно отразить ответственных исполнителей и затраты с привязкой к конкретным работам. Наиболее известными инструментами календарно-сетевого планирования являются программы Microsoft Project, OpenProj, ProjectLibre, GanttProject и др.
Однако на данном этапе важно не только составить план, но и организовать выполнение всех работ, а также взаимодействие участников проекта.
Не менее важным моментом является обозначение правил информационного обмена и регламента работы проектной команды.
Также необходимо продумать систему мотивации сотрудников с целью обеспечения их заинтересованности в результате и качественном выполнении работ.
Для избежания лишних проблем в ходе реализации проекта следует разработать мероприятия по уменьшению рисков и определить триггеры их наступления.
Стадия исполнения
На этапе исполнения основная функция руководителя проекта состоит в том, чтобы организовать работу с внешними исполнителями в рамках договоров и контролировать ход выполнения работ.
При возникновении проблем или нестандартных ситуаций руководитель проекта должен принять грамотное решение. Последствиями решений могут быть корректировка плана, ресурсов и даже промежуточных целей проекта.
Основными параметрами контроля являются:
- качество выполнения работ,
- сроки выполнения;
- бюджет проекта;
- мероприятия по уменьшению рисков.
Чаще всего источниками проблем, с которыми сталкиваются менеджеры проектов, являются:
- работа в условиях неопределенности, постоянные изменения;
- недостаточное качество и эффективность исполнения работ;
- несогласованность в действиях отдельных участников проекта;
- неэффективное управление ресурсами;
- дублирование действий;
- неэффективное использование специалистов узкого профиля;
- отсутствие системы оперативной отчетности;
- отклонение от расписания: поздние завершения и задержки с сопутствующими перерасходами средств и выплатами неустоек, предусмотренных контрактом.
- наличие конфликтных ситуаций, как следствие распределения ресурсов внутри проекта и между проектами.
Таким образом, управление направлено на то, чтобы в условиях неопределенности достигнуть требуемого результата за определенное время с ограниченными ресурсами.
Стадия завершения проекта
На стадии завершения проекта руководитель проекта подводит итоги, анализирует достигнутые результаты, а также формирует отчетные документы для заказчика проекта.
Важным моментом также является формирование базы данных и базы знаний по проектной деятельности с учетом возникающих проблем, способов их решения и полученных результатов. Данная информация способствует повышению качества реализуемых в дальнейшем проектов, а также их эффективности.
Все функции управления проектом неразрывно связаны со всеми процессами управления (управление содержанием, сроками, стоимостью, качеством, человеческими ресурсами, заинтересованными сторонами, рисками и другими).
Таким образом, управление проектом требует результативного управления всеми его процессами с применением вышеуказанных функций управления. И чтобы достичь цели проекта с учетом установленных ограничений, руководитель проекта должен обладать знаниями во всех вышеперечисленных областях.
