Инициация проекта (или запуск проекта) – это стадия убеждения руководства или инвесторов в необходимости выполнения проекта.
Запуск проекта всегда сопровождается подготовкой комплекта документов, обосновывающих его актуальность, необходимость и окупаемость. Данные документы рассматриваются заказчиком, инвестором и экспертами на проектном комитете. По результатам рассмотрения принимается решение о запуске проекта. Назначается руководитель проекта, и формируется проектная команда.
Таким образом, запуск проекта (или открытие проекта) проходит в несколько этапов:
- Формирование рабочей группы.
- Сбор исходных данных.
- Подготовка комплекта обосновывающих документов.
- Проведение проектного комитета и принятие решения об открытии проекта.
- Оформление приказа о запуске проекта и назначении руководителя проекта.
- Включение проекта в Реестр проектов организации.
- Формирование проектной команды для реализации проекта.
Перечень проектных документов на стадии инициации
С целью защиты проекта на проектном комитете рабочая группа формирует пакет документов, который может включать следующие:
- Концепция проекта (или аванпроект);
- Технико-экономическое обоснование (или бизнес-план);
- Жизненный цикл проекта;
- Дорожная карта;
- Устав проекта;
- Сводный план проекта (или стратегический план);
- Бюджет проекта (финансовый план);
- План управления рисками;
- План управления коммуникациями проекта;
- Презентационные материалы.
Концепция проекта – это основной документ, описывающий структуру проекта, цели, задачи, ограничения и допущения. Также она отражает будущий результат, сроки и способы его достижения, сведения о рисках и технико-экономических показателях. Написание концепции проекта – это тоже мини-проект со своими этапами и сроками.
Технико-экономическое обоснование (ТЭО) — это документ, обосновывающий целесообразность создания продукта или услуги. ТЭО содержит анализ затрат и результатов проекта. Оно позволяет инвесторам определить, стоит ли вкладывать деньги в предлагаемый проект.
Описание жизненного цикла проекта – это документ, предназначенный для описания основных этапов проекта со сроками и критериями прохождения контрольных рубежей.
Визуализация жизненного цикла проекта с основными этапами его реализации называется Дорожной картой.
Устав проекта – это документ, кратко описывающий:
- цели и результаты проекта, ради которых он создан;
- ограничения, которым следует удовлетворить;
- организационную структуру управления проектом, её персональный состав,
- взаимодействие и ответственность всех субъектов управления данным проектом.
Сводный план проекта – календарно-сетевой график проекта, детализированный до уровня работ и содержащий сведения об ответственных исполнителях работ.
Бюджет проекта – документ, описывающий подробное распределение входящих и исходящих денежных потоков проекта по периодам и статьям затрат. Финансовая модель проекта – документ, содержащий информацию о прогнозируемых денежных потоках проекта и показателях его экономической эффективности.
План управления рисками проекта описывает основные факторы возникновения рисков, их качественные и количественные характеристики, планы реагирования на риски, а также необходимые для этого ресурсы.
План управления коммуникациями проекта – документ, описывающий способы передачи информация о ходе, результатах, рисках и проблемах проекта.
Вообще не существует четко определенного перечня документов, требуемых для инициации проекта. Каждая организация в рамках проектного управления формирует свой перечень необходимых документов и их шаблоны.
Ошибки на стадии инициации проекта
Значительная часть проектов задумывается с целью получения конкретных результатов, имеющих финансовую ценность для участников проекта. Но прежде чем предпринимать усилия по воплощению идеи в жизнь, нужно обязательно оценить целесообразность реализации проекта, в том числе с экономической точки зрения.
Наиболее распространенными ошибками фазы инициации, приводящими к провалу проекта, являются:
- нечетко определенные цели проекта;
- занижение/завышение масштаба проекта;
- отсутствие количественных критериев успеха проекта;
- отсутствие анализа возможных рисков;
- неопределенные методы и средства достижения целей.
Более подробно ошибки на стадии инициации проекта рассматриваются в соответствующей статье.
Результаты запуска проекта
Основными результатами при запуске проекта являются:
- утвержденные проектные документы, описанные выше;
- протокол Проектного комитета (или поручения руководства относительно реализации проекта);
- приказ о запуске проекта и назначении руководителя проекта.
Теперь главная задача руководителя проекта – грамотно собрать проектную команду и организовать ее работу в соответствии с целями и задачами проекта. На руководителя проекта возлагается вся ответственность за успешный результат. Подробнее с функциями руководителя проекта на разных стадиях жизненного цикла можно ознакомиться в соответствующей статье.
А освоить навыки управления проектами и проектной командой на всех этапах жизненного цикла можно на онлайн-курсе «Эффективный руководитель». Данный курс содержит модули по управлению проектами, а также модули по управлению собственной эффективностью, командой и коммуникациями. С программой курса «Эффективный руководитель» можно ознакомиться на соответствующей странице сайта.
