Как запустить бизнес-проект и ничего не упустить — инструменты проектного управления

Запуск бизнес-проекта

Многие думают, что проектное управление –  для крупного бизнеса и больших проектов. Однако для среднего и малого бизнеса инструменты управления проектами также вполне применимы. И сейчас речь пойдет о том, как использовать проектное управление для открытия нового бизнес-проекта. Вот вам подсказки для руководителей малого и среднего бизнеса от проджект менеджера.

Календарный план-график работ

Во-первых, чтобы ничего не упустить, нужно четко все спланировать. И спланировать так, чтобы за минимальное время выполнить максимальный объем работы при тех же ресурсах. А значит нам пригодится один из методов проектного управления – календарно-сетевое планирование, а проще – план-график работ.

Это структурированный (как содержание учебника) перечень всех необходимых мероприятий, взаимосвязанных между собой. Кроме того они оптимизированы по длительности выполнения. Какие-то работы можно запараллелить, а какие-то могут выполняться только после окончания других. Все это учитывает Диаграмма Ганнта, в виде которой и представляется план-график работ.

Рассмотрим план работ на примере бизнес-проекта создания музыкальной радиостанции

Диаграмма Ганта

При этом на каждую работу можно назначить ответственных. Затем, установив фильтр по ответственному лицу, можно получить его личный план-график работ. Также можно перераспределить работу, если ресурсы перегружены.

Кроме того, каждую работу в плане можно  оценить, указав затраты. Благодаря иерархии работ легко определяется стоимость основных этапов и всего проекта в целом.

В ходе мониторинга плана можно проставлять % выполнения каждой работы. Тогда видно отставание или наоборот резерв времени.

План-график работ как метод управления проектами для малого и среднего бизнеса

Инструментов календарно-сетевого планирования много. Можно выбрать тот, который будет удовлетворять вашим интересам. Для этого специально созданы программные продукты, такие как Microsoft Project или его аналоги. Redmine , Wrike , Taiga , GanttProject  — платные аналоги. SCIM, OpenProj , ProjectLibre, GanttProject , Trello, ABC Roster, FreeMind — бесплатные.

Бюджет проекта

Одним из важных ограничений в бизнесе конечно же является бюджет проекта. Поэтому бюджет, как и состав работ, нужно четко спланировать по статьям затрат и периодам. Тогда есть четкое понимание, сколько денежных средств вам понадобится в конкретный месяц.

Если составлен детальный план-график работ, то из него очень легко формируется бюджет. Это возможно, так как работы расценены и соотнесены по времени. В таблице ниже можно увидеть бюджет, составленный на основе плана работ, представленного выше. При этом структура бюджета может не совпадать со структурой работ. Одни и те же статьи затрат лучше группировать.

Бюджет проекта как метод управления проектами для малого и среднего бизнеса

Кроме того нужно учитывать условия оплаты (аванс или окончательный расчет). В зависимости от этого расходы могут быть в разных месяцах.

Матрица ответственности

Другим полезным инструментом при распределении работ и оптимизации загрузки сотрудников является Матрица ответственности.

Обычно она представляется в виде таблицы со списком персонала и перечнем работ. На их пересечении указывается зона ответственности:

  • исполнение;
  • контроль;
  • ответственность за результат;
  • консультирование;
  • утверждение и т.д.

Зоны ответственности обычно обозначаются в виде начальных букв (К- контроль, И – исполнение и т.д.).

Матрица ответственности как метод управления проектами для малого и среднего бизнеса

Ячейки можно закрасить цветом, обозначающим текущее состояние работ:

  • зеленый – работа выполнена;
  • желтый – в процессе выполнения;
  • красный – отставание от срока;
  • белый – будущая работа.

Таким образом всегда можно видеть, где отставание, и с кого спрашивать. Возможно ресурсы перегружены, тогда нужно провести их оптимизацию, перераспределив работу.

Управление рисками

Уже на этапе планирования работ необходимо предусмотреть проблемы, с которыми может столкнуться предприниматель при запуске нового бизнес-проекта. Их обозначают как риски и разрабатывают мероприятия по их нивелированию. Для нашего примера в таблице представлен фрагмент матрицы рисков.Матрица рисков как метод управления проектами для малого и среднего бизнеса

Существует много методик оценки рисков, но необязательно переводить их в цифровой формат. Достаточно их зафиксировать и периодически проводить их мониторинг и корректировку.

Системный подход

Мы рассмотрели различные инструменты и методы управления проектами для малого и среднего бизнеса.  Но чтобы действительно ничего не упустить, при составлении плана, бюджета, карты целей или рисков необходимо рассматривать проект с точки зрения внутреннего и внешнего окружения.

Внутреннее окружение — это команда проекта и персонал; доходы и расходы компании; производственный процесс; качество продукции; оборудование; здания и сооружения.

Внешнее окружение – это: политика и мировая экономика; наука и технологии; средства массовой информации; потребители продукции; конкуренты; рынок труда, рынок сбыта, рынок материальных ресурсов и инструментов, рынок капитала (банки и другие кредитные организации). Не стоит забывать про нормативно-законодательную базу, которая периодически меняется.

Например, оценивая риски, нужно посмотреть на свой бизнес с точки зрения потребителей или общественности.

Резюме

Как видно из примера методы и инструменты управления проектами подходят для разного рода бизнес-проектов, в том числе для малого и среднего бизнеса.

Подробнее пример создания музыкальной радиостанции рассмотрен в одном из основополагающих документов — концепции проекта. Данный документ также можно использовать на стартапе для общего описания бизнес-проекта. Примеры концепций разных проектов можно увидеть в соответствующем разделе сайта.

И это далеко не весь арсенал проектного управления. Комплект можно дополнить стратегической  картой целей и другими полезными инструментами.

Например, для работы команды, реализующей бизнес-проект, есть специальные приложения и программные продукты. Вот некоторые из них: Битрикс 24, Jira, Asana, ActiveCollab, Slack, Wrike, Evernote, Trello, Basecamp.

Чтобы обеспечить правильный старт бизнес-проекта с применением методов и инструментов проектного управления необходимо:

  • Оценить уровень своего бизнеса и необходимый объем внедрения инструментов. Не нужно использовать все, если понимаете, что не будет выхлопа.
  • Если бизнес средний или крупный, лучше привлечь экспертов в области проектного управления. Или можно создать свою проектную команду из сотрудников компании и обучить ее основам управления проектами;
  • Обязательно документировать каждый этап, так проще проводить анализ и работу над ошибками, а положительный опыт тем более ценен;
  • Заложить резерв времени на планирование и дополнительные источники финансирования (если потребуется обучение или найм экспертов);
  • Сформировать систему ключевых показателей, т.е. оцифровать то, что хотите получить в результате. Иначе границы проекта размываются и понимаются неоднозначно всеми участниками процесса.

И напоследок: сначала рекомендую попробовать инструменты проектного управления самому и убедиться в их положительном эффекте. Тогда вы легко сможете укрепить веру сотрудников в эффективное использование проектного менеджмента. А для это нужно сделать процессы внедрения механизмов управления проектами простыми и понятными для всех сотрудников. Удачи вам и успешного внедрения элементов проектного менеджмента!

 

Like this post? Please share to your friends:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector